11 Hemligheter För Att Leverera Dåliga Nyheter På Jobbet

2024 Författare: Steven Freeman | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 08:21

Ge feedback snabbt men inte direkt

Vänta inte på en årlig översyn för att uppmana förbättringsområden. Var uppmärksam på frågor snabbt så att detaljerna är fräscha i dina tankar. En dag efter en incident är den söta platsen; att ha lite tid kväver för heta känslor och låter dig förbereda och vara mer tankeväckande med dina ord. "För tillfället kommer båda parter att få en starkare, mindre hjälpsam reaktion," säger Jennifer Porter, verkställande partner för Boda-gruppen, ett ledar- och teamutvecklingsföretag. Årliga eller kvartalsgranskningar bör täcka mål och fokusera på framtidsblickande feedback - till exempel vad någon behöver göra mer eller mindre för att främja sin karriär ("Om du skulle bli mer skicklig i dataanalys kan jag se dig hoppa till nästa nivå”).

Kom ihåg din avsikt

Tänk på varför du vill dela feedback i första hand. "Du gör detta för att du vill hjälpa personen att lyckas", säger Porter. För tillfället kan det kännas mindre välvilligt än så - du kanske tror att du bara behöver begränsa dåliga vanor eller fixa slarvigt arbete - men alla typer av feedback hjälper ditt team att lära sig och växa. Du vill också tjäna deras förtroende. "Om du inte levererar feedbacken kommer någon annan och kanske inte göra ett så bra jobb som du skulle ha gjort," säger Freyan Billimoria, chef för folkverksamheten på Skillshare, ett lärande samhälle online. Under samtalen uttrycker du din avsikt. Säg "Jag berättar det här för att jag bryr mig om dig och jag vill att du ska vara så effektiv som möjligt."

Tänk på innehållet, inte leveransen

Många chefer oroar sig för hur de ska mjukas upp i stället för vad de kommer att säga, säger Porter. "Det är som att förbereda dig för att hålla ett anförande och fokusera på vad du kommer att bära snarare än innehållet i din presentation," konstaterar hon. Fråga dig själv: "Vad är mitt huvudmeddelande? Vad hoppas jag att den här personen tar bort konversationen? Vad vill jag hända härnäst?” Skriv ner vad du säger och öva i duschen eller på en betrodd medarbetare. Noll in på beteendet eller handlingen, snarare än att diskutera känslor, och ge konkreta exempel, som "Jag märkte att du avbröt människor sex gånger i det mötet" (kontra "Du är oförskämd mot kollegor").

Börja med en fråga

Diskussionen bör vara en dialog, inte en monolog. Säg:”Jag skulle gärna ha en konversation med dig för att dela lite feedback. Är det okej? " Det är mänsklig natur att säga ja, men genom att be om tillåtelse kan du stärka förhållandet, säger Porter. En annan taktik: Låt den andra personen leda konversationen. Säg, "Jag skulle gärna prata med dig om x. Vad tycker du gick bra? Vad tror du inte?” Ge din anställd tid att svara. "I många fall vet de redan var de kommer till kort", säger Fran Hauser, författare till The Myth of the Nice Girl (. "När du ramar in konversationen som ett samarbete istället för en kritik, är tonen mer stödjande.”

Använd färre ord

Var så specifik som möjligt. Vaga eller klichéfraser ("Du måste arbeta med din verkliga närvaro") eller sockerbelagd feedback är förvirrande för lyssnaren, vilket ökar sannolikheten för att de helt kommer att missa din poäng. "Om du använder 100 ord för att säga att någon missade en tidsfrist, förklarar du över," säger Porter. Och när du har laddat på fyllnadsord och mjukgörare ("Jag vet att du är överarbetad") börjar feedbacken känna sig personlig och förspänning kan krypa in, säger Billimoria. I stället, kom till punkten och nämn det du observerade. Säg:”Jag märkte att vi missade tidsfristen för de två senaste rapporterna. Vad hände?"

Vattna inte ner ditt meddelande

Den vanliga vanan att smörja in negativ feedback mellan två berömskivor kan vara instinktiv, men det är ett av de största misstag som chefer gör, säger Billimoria. Dölja feedback i kasta komplimanger tar kraften ur dina ord. "Folk ser att det kommer; då avskaffar de det positiva, väntar på det negativa och litar inte på det du har att säga, säger Porter. Vad du kan göra för att vara snäll men direkt: uttrycka feedback positivt, säger Hauser. Säg: "Mycket går bra, men jag har en konstruktiv feedback på vissa saker som behöver förbättras," eller "Jag har några råd som kan hjälpa dig."

Ge sammanhang

Varför bryr du dig om att någon levererar arbete sent? Eller formaterar inte presentationer perfekt? Svaren kan vara uppenbara för dig, men en anställd måste förstå varför bakom din feedback. Försök att placera specifika anteckningar i den större bilden - till exempel, "När vår avdelning är sen med arbetet påverkar det också andra team," eller "När dina ekonomi ser fel inriktade kan det ge folk ett brist på förtroende för ditt antal." Att förklara varför din feedback är viktig, säger Hauser, kan göra det lättare att leverera och höra.

Var empatisk

Det är svårt att få kritiska kommentarer.”Det spelar ingen roll hur skicklig du är på att leverera feedback. Det sticker fortfarande, säger Porter. Var inte alltför hård, lyssna på den andra personens perspektiv och håll dig lugn. Undvik också ordet "du" om du kan. "Subtila val av ord kan få konversationen att känns som en dialog snarare än en attack," säger Hauser. Till exempel, istället för att säga: "Det här är vad jag tror att du kunde ha gjort annorlunda," säger, "Det här är vad jag tror kunde ha gjort annorlunda."

Gör det ansikte mot ansikte

Att leverera tuffa nyheter via e-post eller telefon är frestande, men att träffa personligen (eller via Skype eller FaceTime) är mer effektivt, säger Hauser. Det låter dig läsa varandras icke verbala signaler och känslomässiga avsikt. "Att vara ansikte mot ansikte är det enda sättet att säkerställa att den andra personen kan känna din medkänsla," säger Hauser. Om du inte kan se din anställd, blir det svårare att urskilja om de är upprörd över eller till och med uppmärksamma vad du säger. "Sätt dig rakt och upprätthålla ögonkontakt, oavsett hur svårt det kan vara", säger Hauser.

Ha en uppföljningsplan

Stäng konversationen med en diskussion om nästa steg. Fråga hur du kan vara till hjälp och bestäm tillsammans när du ska prata igen (dagar, veckor eller månader senare, beroende på frågan). Kolla sedan in efter en dag eller två för att se hur den andra personen mår. Det är naturligt för feedbackmottagaren att gå lite skadad från konversationen, även om den var produktiv, säger Porter. "Du måste ge människor tid att bearbeta", säger Billimoria. "Nyckeln till starka relationer är att gå tillbaka." När du gör det tjänar du förtroende, vilket underlättar delning av feedback nästa gång.

Kom också ihåg att ge gott om beröm

Gör att leverera positiv feedback till en del av din rutin - pressa den inte bara till obehagliga samtal. Poängen är inte bara att placera människor eller ge alla en trofé; positiv feedback är ett verktyg för professionell utveckling. Först och främst är det konstruktivt - det är användbart för människor att veta vad de gör bra så att de kan fortsätta göra det. För det andra hjälper det att skapa en kultur som är mer öppen för och tolerant mot feedback, säger Porter. Var också specifik här. Säg: "Jag gillar verkligen hur du hanterade den utmaningen", eller "Jag uppskattar att du talade med andra avdelningar för att få deras inköp." Och säger det ofta. "För varje kritik bör du ge minst fem beröm," säger Hauser. "Detta får människor till en plats där de begär feedback."